Guida realizzata dalla Redazione Transuisse. Dal 1997 affianchiamo spedizionieri e aziende nella gestione delle spedizioni tra Italia e Svizzera, occupandoci quotidianamente di trasporto, consolidamento merci e pratiche doganali sulla tratta transfrontaliera. Transuisse è Operatore Economico Autorizzato (AEO) n. 14 0937.
Quando un tuo cliente chiede dov’è la sua merce, in realtà sta chiedendo qualcos’altro.
Sta chiedendo se può fidarsi di quello che gli stai per rispondere.
Un link di tracking può mostrare una posizione sulla mappa. Non può dirti se quel dato corrisponde davvero alla situazione reale, né aiutarti se qualcosa si è fermato senza una spiegazione visibile nel sistema.
Per te che devi rispondere subito, con precisione, la vera domanda non è quale piattaforma di tracking utilizzare. È se hai qualcuno, dall’altra parte, in grado di darti un’informazione affidabile nel momento in cui ti serve.
In questa guida vedremo:
- perché il controllo di una spedizione non è solo una questione di tecnologia;
- cosa significa davvero avere una spedizione groupage “sotto controllo”;
- i momenti in cui l’informazione conta più di ogni altra cosa;
- perché un referente unico fa la differenza rispetto a un semplice sistema automatico;
- come valutare se sei davvero in controllo del tuo flusso Italia-Svizzera.
Perché il controllo di una spedizione non è solo una questione di tecnologia
Un sistema di tracking automatico può segnalare che un mezzo ha attraversato un determinato punto, o che una spedizione risulta “in transito”.
Quello che raramente può fare è spiegare perché un aggiornamento non arriva, cosa sta succedendo durante un passaggio doganale più lungo del previsto, o cosa aspettarsi nelle prossime ore.
Sulla tratta Italia-Svizzera, dove ogni spedizione attraversa un confine doganale reale, è proprio in questi momenti che un dato generico smette di essere utile, e diventa necessario qualcuno in grado di interpretarlo.
Cosa significa davvero avere una spedizione "sotto controllo"
Per uno spedizioniere, avere una spedizione sotto controllo non significa vedere un puntino muoversi su una mappa. Significa tre cose molto più concrete.
Tempi comunicati in anticipo, non scoperti in corso d’opera. Sapere fin dal preventivo che una spedizione groupage richiede giorni, non ore, permette di impostare correttamente le aspettative con il proprio cliente, prima che diventi un problema da gestire a consegna in corso.
Un aggiornamento che corrisponde alla realtà. Un dato aggiornato ma generico (“in transito da tre giorni”) è meno utile di un’informazione precisa fornita da chi segue davvero la spedizione (“è ferma in dogana per un’integrazione documentale, risolta entro oggi”).
Un referente raggiungibile quando serve. Non un numero verde, ma una persona che conosce la spedizione specifica e può rispondere senza dover prima verificare con qualcun altro.
I momenti in cui l'informazione conta più di ogni altra cosa
Ci sono fasi della spedizione in cui la qualità dell’aggiornamento fa una differenza concreta.
Durante il passaggio doganale. È il momento più delicato di tutta la tratta Italia-Svizzera. Sapere in tempo reale a che punto è la pratica permette di anticipare al cliente un’eventuale variazione, invece di scoprirla insieme a lui.
In caso di ritardo. Un ritardo comunicato con una spiegazione precisa viene generalmente accettato. Un ritardo scoperto dal cliente prima che tu ne sia informato, no.
Quando il cliente fa una richiesta imprevista. Una consegna da anticipare, un destinatario da cambiare, un’informazione aggiuntiva da fornire a un ufficio doganale: sono situazioni che richiedono una persona in grado di intervenire, non solo un sistema che registra lo stato della spedizione. In questi casi conta anche sapere se il partner dispone di un’opzione di trasporto dedicato con consegna rapida, anche in 12/24 ore, per gestire l’imprevisto invece di limitarsi a comunicarlo.
Perché un referente unico batte qualsiasi piattaforma di tracking automatico
Un buon sistema di tracking è utile. Ma da solo risponde a una sola domanda: dove si trova, in questo momento, la spedizione.
Non risponde a domande altrettanto importanti: perché si è fermata, cosa aspettarsi nelle prossime ore, cosa fare se il cliente ha bisogno di una risposta diversa da quella prevista.
Un referente che conosce realmente la spedizione, e non solo il suo stato aggiornato su uno schermo, permette di rispondere a entrambi i livelli: il dato e il contesto.
È questa combinazione, non la sola tecnologia, a rendere davvero gestibile un flusso di groupage continuativo.
Come valutare se sei davvero in controllo del tuo flusso Italia-Svizzera
Alcune domande aiutano a capire se il livello di controllo che hai oggi sulle tue spedizioni è reale o solo apparente.
- Se un cliente chiama in questo momento, sai davvero rispondergli, o devi prima verificare con qualcun altro?
- In caso di ritardo, ricevi una spiegazione o solo la notizia del ritardo stesso?
- Hai un referente identificabile per ogni spedizione, o un contatto generico che cambia di volta in volta?
- I tempi comunicati all’inizio corrispondono, di norma, a quelli reali?
- In caso di richiesta imprevista, sai a chi rivolgerti per ottenere una risposta operativa, non solo un’informazione di stato?
Se la risposta a una o più di queste domande non è immediata, probabilmente il controllo che hai sul flusso dipende più dalla fortuna che dall’organizzazione del partner che lo gestisce.
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Transuisse, il tuo partner per le spedizioni Italia-Svizzera
Dal 1997 seguiamo ogni spedizione tra Italia e Svizzera con un referente che conosce realmente il carico, non solo il suo stato su un sistema. Siamo un’azienda a gestione familiare: chi segue la spedizione risponde direttamente del proprio lavoro, non di un protocollo generico.
Gestiamo internamente raccolta, consolidamento, dogana e distribuzione dal nostro magazzino di proprietà a Turate, a breve distanza dal confine svizzero, con mezzi propri per la maggior parte dei trasporti: questo ci permette di intercettare le anomalie prima che diventino un problema, e di fornirti un aggiornamento affidabile nel momento in cui ti serve, non solo quando il sistema lo consente. Per le urgenze mettiamo a disposizione trasporti dedicati con consegna anche in 12/24 ore, e ogni spedizione viaggia con copertura assicurativa vettoriale, con possibilità di copertura all risk su richiesta.
Operiamo come Operatore Economico Autorizzato (AEO) n. 14 0937, una certificazione che attesta il rispetto di specifici requisiti in materia di affidabilità e conformità doganale.
Domande frequenti sul controllo delle spedizioni Italia-Svizzera
Il tracking fornisce un dato di posizione, utile ma spesso generico. Per gestire anomalie, ritardi o richieste impreviste è necessario un referente che conosca realmente la spedizione.
I tempi vanno calcolati in giorni, non in ore, per via del consolidamento e del passaggio doganale: un’informazione utile da comunicare in anticipo ai propri clienti.
Attraverso un referente unico che segue il carico in ogni fase, con aggiornamenti puntuali disponibili quando servono, senza doverli richiedere ogni volta.
Avere un referente diretto presso il partner italiano, in grado di rispondere rapidamente, permette di dare al cliente un’informazione affidabile invece di una generica presa in carico.
Il controllo reale si misura nei momenti difficili, non in quelli semplici
Un flusso che funziona quando tutto va bene non dice molto sulla qualità di un partner. Ciò che conta è cosa succede quando qualcosa non va come previsto.
Se vuoi valutare insieme a noi quanto è affidabile oggi il livello di aggiornamento sul tuo flusso Italia-Svizzera, possiamo confrontarci sul tuo caso specifico.
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